物料是制作企業(yè)成本的重要組成部分，為此制造企業(yè)必須不斷學(xué)習(xí)物料管理理論，在吸收先進(jìn)的物料成本管理方法的基礎(chǔ)上，加強(qiáng)和完善物料成本管理，科學(xué)合理的編制物料需求。企業(yè)的物料，一般可分為生產(chǎn)物料與非生產(chǎn)物料。對于生產(chǎn)物料而言，絕大多數(shù)的制造企業(yè)都比較重視，且對其的管理與采購不管從人力還是物力上都投入較多，而對于非生產(chǎn)物料而言，其往往被當(dāng)前大多數(shù)制造企業(yè)所忽視。因此，下面精益生產(chǎn)咨詢公司就制造企業(yè)如何建立一套科學(xué)的非生產(chǎn)物料管理控制、成本控制的方法以及非生產(chǎn)性物料的采購模式進(jìn)行了探討與分析。

物料管理

一、非生產(chǎn)物料定義

非生產(chǎn)物料定義：“不構(gòu)成產(chǎn)品實體的、非采購部采購范圍的一切物料、物品。”非生產(chǎn)物料管理控制的目標(biāo)：以合理的采購成本、采購費(fèi)用、倉存費(fèi)用，采購和儲存非生產(chǎn)物料，最大可能地滿足生產(chǎn)經(jīng)營對非生產(chǎn)物料的需求，保證生產(chǎn)經(jīng)營活動的正常進(jìn)行。

二、非生產(chǎn)物料管理控制三要點(diǎn)

(一)非生產(chǎn)物料管理控制點(diǎn)之一：部門月計劃

具體部門是非生產(chǎn)物料的消耗方向。部門的非生產(chǎn)物料月份耗用量準(zhǔn)確度，是非生產(chǎn)物料管理控制的基礎(chǔ)點(diǎn)。如何準(zhǔn)確制定本部門的非生產(chǎn)物料月份耗用量，是具體消耗非生產(chǎn)物料部門的責(zé)任。

(二)非生產(chǎn)物料管理控制點(diǎn)之二：月采購計劃

非生產(chǎn)物料的采購過程是一采購行為的執(zhí)行過程。采購量、采購的非生產(chǎn)物料品質(zhì)、采購周期是這一過程的管理控制點(diǎn)。性價比的合理性，供應(yīng)商的確定，供應(yīng)商產(chǎn)品質(zhì)量的判定，多長的時間采購一次，每一次應(yīng)采購多少等問題，是編制采購計劃應(yīng)達(dá)到的基本要求。這是非生產(chǎn)物料采購部門的責(zé)任。

(三)非生產(chǎn)物料管理控制點(diǎn)之三：倉庫

倉庫是聯(lián)系采購與領(lǐng)用的中間環(huán)節(jié)。這一環(huán)節(jié)非生產(chǎn)物料管理控制點(diǎn)在于：庫存的周期，庫存的費(fèi)用，結(jié)合采購與領(lǐng)用的合理庫存量的確定。這是非生產(chǎn)物料倉庫管理部門的責(zé)任。

三、非生產(chǎn)性物料采購管理及成本控制

非生產(chǎn)性費(fèi)用有三大特點(diǎn)：費(fèi)用發(fā)生零散。非生產(chǎn)性費(fèi)用發(fā)生頻率高但數(shù)額一般不大，這是非生產(chǎn)性費(fèi)用與其他費(fèi)用相比的一大特點(diǎn)；容易被忽視。由于每筆費(fèi)用的額度不大，所以容易被制造企業(yè)的管理層忽視，從而造成企業(yè)費(fèi)用管理上的一個漏洞；不可預(yù)見性大。制造企業(yè)的經(jīng)營活動是一個異常復(fù)雜的過程，這就造成了企業(yè)在很多非生產(chǎn)性費(fèi)用開支方面的不可預(yù)見性，給企業(yè)的費(fèi)用控制帶來了很多難處。

(一)非生產(chǎn)性物料采購對于制造企業(yè)所帶來的挑戰(zhàn)

1、對物料管理的挑戰(zhàn)

現(xiàn)在大部分企業(yè)都運(yùn)用了ERP系統(tǒng)來管理企業(yè)的生產(chǎn)物料，然而生產(chǎn)原料和零件的采購一般都在ERP系統(tǒng)中進(jìn)行管理，非生產(chǎn)性采購大部分都在ERP系統(tǒng)外管理，即使在ERP中進(jìn)行管理也會覺得很別扭。這是因為大多數(shù)ERP系統(tǒng)中的采購管理是為生產(chǎn)性采購而設(shè)計的，而非生產(chǎn)性采購的管理流程和管控重點(diǎn)是不一樣的。

生產(chǎn)性采購直接用于產(chǎn)品生產(chǎn)，其合法性來自于生產(chǎn)計劃以及物料需求計劃，并可短期內(nèi)產(chǎn)生直接收入。而非生產(chǎn)性采購則不同，我們就拿公司電腦設(shè)備的購買或維修來說吧，這是一筆費(fèi)用性支出，對于這個費(fèi)用，企業(yè)一般每年都會有單獨(dú)預(yù)算，當(dāng)一筆費(fèi)用將要實際發(fā)生時，我們就會先看看：這項預(yù)算已用了多少？還剩多少？如果要發(fā)生這筆費(fèi)用，會超預(yù)算嗎？如果沒超預(yù)算，要走哪個審批流程？按照這筆費(fèi)用的金額，需要經(jīng)理審批？還是需要總監(jiān)？如果費(fèi)用發(fā)生會超預(yù)算，要走特殊審批流程嗎？ 由此可以看出，非生產(chǎn)采購是通過預(yù)算和審批流程來進(jìn)行管控的，因此需要更加嚴(yán)格的管控流程。

2、對財務(wù)管理的挑戰(zhàn)

對于企業(yè)財務(wù)管理來說所有費(fèi)用都要進(jìn)行計劃(預(yù)算)、監(jiān)控和分析審計。新財年前，需要做每項費(fèi)用年度預(yù)算甚至是月度預(yù)算；在執(zhí)行過程中，費(fèi)用發(fā)生前，要確保費(fèi)用支出是在預(yù)算范圍內(nèi)；費(fèi)用發(fā)生后需要分析審計，需要從財務(wù)賬追查到業(yè)務(wù)的明細(xì)賬。

對于生產(chǎn)性采購，由于采購系統(tǒng)和財務(wù)系統(tǒng)的集成，財務(wù)人員很容易從財務(wù)賬查到業(yè)務(wù)明細(xì)賬。而大多數(shù)企業(yè)的非生產(chǎn)性采購都是通過Excel或紙質(zhì)文件進(jìn)行管理的，也有使用獨(dú)立于ERP財務(wù)系統(tǒng)的購買或開發(fā)的第三方系統(tǒng)，但無論哪種方式，大多數(shù)都是通過按大類做匯總憑證記到財務(wù)賬中，財務(wù)管理人員很難將匯總的財務(wù)賬對應(yīng)到非生產(chǎn)性采購的明細(xì)賬。即使不做匯總憑證，而做明細(xì)憑證，因為工作量大和手工操作等原因，財務(wù)賬的準(zhǔn)確性也難于保證。這對于財務(wù)管理的審計和控制來說都是一個不小的挑戰(zhàn)和風(fēng)險。

對于企業(yè)來說，無論是生產(chǎn)性采購和非生產(chǎn)性采購都是要付錢出去的，因此同樣需要嚴(yán)謹(jǐn)?shù)姆治龊蛯徲?。因此只有將非生產(chǎn)性采購業(yè)務(wù)的系統(tǒng)和財務(wù)管理系統(tǒng)緊密集成，才能象生產(chǎn)性采購一樣能從財務(wù)賬一步一步查找到業(yè)務(wù)的原始憑證，實現(xiàn)真正意義上的分析和審計。

(二)非生產(chǎn)物料成本控制的幾個有效手段

1、制度保障

必須重視非生產(chǎn)性費(fèi)用控制的重要性，并要有相關(guān)的管理制度和控制細(xì)則來規(guī)范。在總結(jié)公司以前費(fèi)用控制管理辦法的基礎(chǔ)上，制定了《費(fèi)用控制管理細(xì)則》。管理細(xì)則須重點(diǎn)明確。非生產(chǎn)性費(fèi)用分類明細(xì)：每個公司可根據(jù)自己公司的業(yè)務(wù)情況，列出了相適應(yīng)的費(fèi)用分類明細(xì)，分類須對給類費(fèi)用作一個盡可能詳盡的描述，便于公司其他部門學(xué)習(xí)。

2、實行“三控”政策

制造企業(yè)在非生產(chǎn)物料的成本控制管理上應(yīng)采取“三控”政策，即控制單價、控制用量、控制結(jié)余。控制單價，通過建立常用非生產(chǎn)物料核價一覽表，來控制非生產(chǎn)物料的采購單價，使物料單價信息透明，防止采購舞弊；控制用量，通過建立部門標(biāo)準(zhǔn)配置表，來控制各部門超標(biāo)支出，同時配置量由人員編制、產(chǎn)線配置、使用頻度等要素決定，且原則上配置量不會改變，使用損壞時堅持以舊換新，只有配置要素變更時方允許調(diào)整標(biāo)準(zhǔn)配置表；控制結(jié)存，通過建立重要物品登記卡，來防止物品遺失、確保責(zé)任到人，且人員離職時需交接，丟失或損壞需折價賠償。

3、強(qiáng)化部門核算

成本控制實際上是一個全員參與、個體控制的過程。說它全員參與是指企業(yè)的每一個人都會影響成本控制的結(jié)果，但成本控制的重點(diǎn)不是這些單個的個體，而是這些個體的直接領(lǐng)導(dǎo)者――部門經(jīng)理們。

現(xiàn)代企業(yè)對部門經(jīng)理的職能界定上最主要的一項就是：對本部門的成本進(jìn)行有效控制。如果部門經(jīng)理們真正對本部門非生產(chǎn)物料實施了有效的成本控制，實際上就實現(xiàn)了整個企業(yè)非生產(chǎn)物料的成本控制目標(biāo)。

因此實行以部門為單位的“部門核算”方法是一個有效的工具。其具體的實施方法如下：

明確部門經(jīng)理的費(fèi)用管理職責(zé)權(quán)限，將其對本部門非生產(chǎn)物料費(fèi)用的成本控制任務(wù)作為考核和監(jiān)督部門經(jīng)理的重要內(nèi)容之一來明確說明，通過部門經(jīng)理的控制以及員工的普遍監(jiān)督達(dá)成目標(biāo)，實現(xiàn)公司內(nèi)的“非生產(chǎn)物料成本控制”目的。部門核算優(yōu)點(diǎn)是極大地調(diào)動了中層管理人員、員工的積極性和責(zé)任心，解決了兩個問題：部門主管不管和沒有依據(jù)管的問題，沒有制度就沒有執(zhí)行的依據(jù)，部門主管怎樣來管？為什么管？往往會導(dǎo)致這樣的問題：部門主管做“好好先生”――只要員工申請就簽字，或者部門主管想控制，但有依據(jù)嗎？沒有。 實施部門核算最重要、也最關(guān)鍵的問題是：怎樣確定部門的預(yù)算，預(yù)算高了失去核算的意義，預(yù)算低了部門會難以運(yùn)轉(zhuǎn)，關(guān)鍵是確定這個“度”，要想處理好這個問題，關(guān)鍵的就是發(fā)動財務(wù)、行政部門（成本運(yùn)行部門）的力量，同時在制定這個指標(biāo)時考慮縮小執(zhí)行周期，比如一個季度。在第一、二個（甚至更多）考核周期內(nèi)依照實際進(jìn)行微調(diào)，需要一段試運(yùn)行。

4、建立合理的獎懲激勵機(jī)制

為刺激部門領(lǐng)導(dǎo)和員工的非生產(chǎn)物料成本控制意識，一般的核算辦法中都包含這樣的信息：凡年度非生產(chǎn)物料成本低于預(yù)算、利潤高于預(yù)算的部分按比例進(jìn)行獎勵，獎勵的方法是按照一定比例進(jìn)行部門提留，反之進(jìn)行相應(yīng)懲罰。年度非生產(chǎn)物料費(fèi)用的控制結(jié)果將直接影響部門領(lǐng)導(dǎo)的年度薪酬，企業(yè)通過對部門領(lǐng)導(dǎo)的控制、員工本身的控制意識增強(qiáng)以及員工――部門領(lǐng)導(dǎo)間的自覺監(jiān)督實現(xiàn)了非生產(chǎn)物料成本控制的目標(biāo)。

5、及時通報，建立季度費(fèi)用通報制

費(fèi)用歸口管理制是保障公司費(fèi)用的有序發(fā)生，而季度非生產(chǎn)物料費(fèi)用通報制的目的在于通過季度通報使各非生產(chǎn)物料費(fèi)用發(fā)生單位明白自己已經(jīng)發(fā)生的各項費(fèi)用情況，從而有計劃地安排非生產(chǎn)物料費(fèi)用支出，避免非生產(chǎn)物料費(fèi)用發(fā)生的盲目性和超指標(biāo)。

四、結(jié)束語

總之，制造企業(yè)的非生產(chǎn)物料管理是一個系統(tǒng)的工程，需要企業(yè)的管理層、財務(wù)部門、采購部門以及其他各內(nèi)部職能部門共同參與，通過制度保障，實行“三控”政策，強(qiáng)調(diào)部門核算，運(yùn)用合理的獎懲激勵機(jī)制，及時通報，建立季度費(fèi)用通報制等方法來形成一套科學(xué)的非生產(chǎn)物料管理控制、成本控制的方法，以及非生產(chǎn)性物料的采購模式，為制造企業(yè)的運(yùn)營與發(fā)展提供有利的支持。